Trên nguyên tắc chỉ chi một khoản tiền phù hợp cho một chiếc máy in đúng với nhu cầu thực tế, bạn phải xác định rõ những việc cần làm đối với nó. Trước hết, cần trả lời những câu hỏi sau:

Bạn có thường xuyên in trắng đen? Có thường xuyên in màu?

Chất liệu giấy in sẽ dùng (giấy A4 thông thường, bìa cứng, giấy in ảnh…)?

Tần suất in ấn?

Theo đó, nếu rất hiếm khi phải in màu thì chỉ cần đầu tư một chiếc máy in trắng đen là đủ. Còn chất liệu in sẽ quyết định công nghệ in, từ đó sẽ cho biết bạn cần phải mua chiếc máy in thế nào. Riêng về tần suất in dự kiến sẽ thực hiện, hãy kết hợp với thông số trên máy in để chọn được sản phẩm vừa ý.

Công nghệ máy in

Hiện nay, máy in chủ yếu còn các dòng in kim, in phun, in laser và LED. Nếu hiểu rõ nhu cầu sử dụng của bản thân, bạn dễ dàng xác định dòng máy in, cũng như công nghệ in sẽ phục vụ tốt công việc của mình. Theo đó, máy in kim đã gần như không còn trên thị trường do nhiều nhược điểm (tốc độ in chậm, phát tiếng ồn khi in). Còn máy in phun và máy in laser là hai dòng đang được ưa chuộng hiện nay vì giá thành vừa phải, chất lượng tốt. Máy in LED là sản phẩm lý tưởng để dùng trong phòng làm việc vì chất lượng tốt, tốc độ in nhanh, êm, tuy có giá thành cao hơn nên vẫn chưa được nhiều người lựa chọn.

Vì vậy, Số Hóa sẽ hướng người dùng vào hai lựa chọn là máy in phun và máy in laser.

Thực tế, máy in phun thường cho chất lượng in tốt hơn so với máy in laser (phù hợp để in ảnh), nhưng bù lại tốc độ in của máy in laser vượt trội hơn máy in phun. Bên cạnh đó, máy in phun có ưu điểm là rẻ hơn, tương thích với nhiều chất liệu in khác nhau, như giấy thường, giấy in ảnh, kể cả vải. Thêm nữa, máy in phun sử dụng loại mực ở dạng lỏng nên rất dễ bị khô nếu không sử dụng thường xuyên; còn máy in laser sử dụng mực in ở dạng bột mịn khô nên cho thời gian sử dụng bền lâu hơn.

Thông qua những đặc điểm trên, người mua nên chọn máy in laser nếu có nhu cầu in ấn thường xuyên, đòi hỏi tốc độ nhanh để in số lượng lớn. Xét về vấn đề chi phí, bạn dễ dàng mua được một chiếc máy in phun, nhưng tuổi thọ, chi phí cho mực in thì lại tỷ lệ nghịch với chi phí đầu tư ban đầu này. Mực in dùng cho máy in phun phải phù hợp với máy, muốn giữ tuổi thọ lâu dài cho máy in, bạn nên dùng mực in chính hãng. Tuy nhiên, hiện nay nhiều người chọn cách dùng mực bơm để tiết kiệm chi phí, nhưng tuổi thọ máy in có thể bị ảnh hưởng nếu mực bơm có chất lượng không tốt. Thông thường, mực in cho máy in laser rẻ hơn máy in phun, nhưng cần chú ý xem xét kỹ thông tin về việc thay mực in. Bởi vì có một số dòng máy in laser, khi thay mực thì phải thay toàn bộ cartridge nên rất tốn kém thay vì chỉ bơm mực vào bình.

Đọc thông số máy in

Những thông số quan trọng, đại diện cho chất lượng của máy in là DPI (Dots-Per-Inch, Số điểm ảnh/inch), PPM (Pages-Per-Minute, Số trang in được trong một phút), CPP (Characters-Per-Minute, Số ký tự in được trong một phút). Mỗi máy in sẽ hỗ trợ một dải DPI khác nhau, máy in phổ thường thường có dải DPI từ 300 đến 600, một số máy in cao cấp hỗ trợ DPI đến 1000, thậm chí là 2000. Thông thường, số tiền bạn bỏ ra cũng tỷ lệ thuận với tốc tốc độ in – PPM. Một số dòng máy in còn có thông số chi tiết về số hình ảnh in được mỗi phút, định mực trang in mỗi tháng.

Nếu nhu cầu in ấn cao, bạn chú ý chọn sản phẩm có định mức in lớn hơn con số mà mình dự kiến, nhưng không cần lớn hơn quá nhiều vì sẽ rất phung phí.

Tính năng phụ

Nếu chỉ đặt máy in cố định cùng một dàn máy tính để bàn, bạn có thể kết nối máy in với máy tính thông qua cổng USB hay cổng COM (đời cũ). Còn nếu sử dụng máy in linh hoạt, bạn có thể cân nhắc đầu tư cho một chiếc máy in có hỗ trợ in ấn qua kết nối Wi-Fi, thẻ nhớ, USB, có bộ nhớ trong…

Nhưng trên hết, người dùng chỉ nên đầu tư thêm cho những tính năng này khi thật sự có nhu cầu, không nên đầu tư theo sở thích, rồi để đó không dùng đến. Cũng như không nên tham lam lựa chọn những sản phẩm đa chức năng, để rồi nhiều chức năng không dùng tới, mà những tính năng chính lại hoạt động kém hiệu quả, do những sản phẩm dạng này thường có đặc điểm là các tính năng hoạt động tương đương như nhau.